إن الاستخدام المنظم للناطق الرسمي أو المتحدث ذي الخبرة هي طريقة فاعلة للمساعدة في الوصول إلى الأهداف المخطط لها أو لبرنامج معين.
الناطقون الرسميون هم الأفراد الذين نستخدمهم للتحدث في المقابلات الإعلامية والبرامج الجماهيرية الهامة.
وفي أي شركة أو مؤسسة أو منظمة يجب أن يحدد الناطقون الرسميون الذين يستطيعون التحدث رسميا في ما يخص سياسات المؤسسة أو أفعالها.
ويجب أن يتضمن ملف المتحدث:
تعليمات لكيفية الاستخدام الأفضل لما يتضمنه هذا الملف، خاصة ما يتعلق بسياسة المؤسسة، بحيث لا يحيد أو ينحرف عن الملاحظات المحضرة.
خطابا أو أكثر حول قضية واحدة وهامة، مع اختلاف مدة الخطابات بين 10 و20 و30 دقيقة.
مجموعة خطابات حول موضوع ثان أو إضافي.
تصميما لنوع الخطاب الذي سيقدم ولأي جمهور.
خلفية لإجابات مختصرة على الأسئلة المتوقعة مع الأخذ بعين الاعتبار المؤسسة ومنتجاتها أو خدماتها أو قضيتها.
حكايات أو نوادر تتعلق بالموضوع، بحيث يمكن استخدامها في التقديمات غير الرسمية أو عندما تسنح له الفرصة لإيصال الرسالة.
رؤوس أقلام تساعده أثناء خطابه، إلى جانب لائحة بالمسموحات والممنوعات أثناء الخطاب أو عندما يطل على الشاشة أو الراديو، أثناء المقابلة الإعلامية أو في المؤتمر الصحفي.
أرقام الهاتف والفاكس والعنوان التابع للإدارة العامة للمؤسسة بحيث يمكن للمتحدث أو الناطق أن يتكلم مع المسؤول مباشرة.
إذا تضمن الخطاب أو المداخلة مواد مرئية ومسموعة (مثل فيلم أو سلايد أو فيديو .. إلخ) توجب حينها تأمين أو وضع صفحة توصيف الفيلم أو التسجيل، فضلا عن تعليمات حول الأدوات التي ستستخدم، كما يزود المتحدث بنسخ إضافية لما تفرضه الحاجة.
نسخ CD من الخطابات أو المداخلات تسمح للمتحدث أو الناطق الرسمي بتغيير شكل وحجم كتابتها.
المصدر الجزيرة
